OneNote 2013 kann mehr als nur Notizen

Autor: Archangel

"Ich schreib es mir auf, damit ich es nicht vergesse..." – diesen Satz hat sicher jeder von uns schon tausende Mal zu sich gesagt. Nur wo? Notizzettel mögen zwar nicht zu den ältesten Erfindungen der Menschheit gehören, wohl aber zu den praktischsten. Aber ab einer gewissen Menge an Zetteln und Papierstücken wird es unübersichtlich. Wie für viele andere Lebensbereiche auch, hat die elektronische Datenverarbeitung hier Lösungen bereit, die uns das Leben einfacher machen.

An eine moderne Notizsoftware gibt es aus meiner Sicht drei Anforderungen:

• Das Festhalten von Notizen – sei es als Text, Bild, Link oder Webseiten-Clip – muss schnell und einfach gehen. Zettel und Kugelschreiber sind diesbezüglich nicht so einfach zu übertrumpfen.
• Die Notizen müssen einfach zu organisieren sein. Das gilt fürs Ablegen genauso wie fürs Wiederfinden.
• Die Notizen müssen auf allen meinen Plattformen und Devices, die ich nutze, auch abrufbar sein und synchron gehalten werden. Reine Insellösungen sind unpraktisch, da man sich dann immer merken muss, in welcher App man was gespeichert hat.

Es gibt zahlreiche Desktop-Lösungen und Apps mit unterschiedlichem Funktionsumfang – von ganz einfach aufgebauten bis hin zu umfangreichen Lösungen mit vielen Funktionen, wobei umfangreich nicht gleichbedeutend mit kompliziert sein darf. Für simple Aufgaben wie das Schreiben einer Notiz will niemand zuerst eine Bedienungsanleitung lesen.

Ich möchte hier keine Marktübersicht zum Thema Notizen-Apps machen, sondern direkt meine Lieblingssoftware OneNote vorstellen und zeigen wie ich sie im Alltag nutze und dass sie weit mehr kann, als "nur" Notizen festhalten. OneNote ist Bestandteil von Microsoft Office 365 und kann aber auch unabhängig davon genutzt werden. Sie ist auf allen gängigen Desktop- und Mobile Plattformen und Devices verfügbar.

OneNote nutze ich seit knapp einem halben Jahr und bin immer noch hell begeistert. Zu OneNote bin ich ehrlich gesagt nicht ganz freiwillig gekommen. Vorher habe ich jahrelang Evernote benutzt, welches auch meine oben aufgezählten Kriterien erfüllt hat. Als Monk-Trader aus unserem Team das Nokia Lumia 1520 für mich eingerichtet hat, hat er anstelle der Evernote-App OneNote für mich eingerichtet. Ich war ehrlich gesagt eher skeptisch, aber schon beim Übertragen der Notizen ins OneNote habe ich gemerkt, wie vielseitig es ist und wie leicht sich Notizen organisieren lassen.

Seitdem gehört OneNote bei mir zu den Desktop-Programmen, die ich immer offen habe. Ich nutze OneNote hauptsächlich für folgende Aufgaben:

• Festhalten von Notizen wie auf einer klassischen Pinnwand: Das können einzelne Gedanken sein für einen Blogtext, an dem ich gerade schreibe, eine Telefonnummer oder Adresse, oder etwas was ich noch erledigen will.
• Materialsammlung für Blog-Content: Stichworte zum Inhalt, Aufbau des Textes
• Know-How Sammlung mit Links und Bildern
• Konzepte
• Aufgaben / "To-Do"

Aufgaben in einem speziellen Programm oder in Outlook zu bewirtschaften und zu pflegen ist sehr aufwendig. Wenn man es nicht ständig nachführt mit erledigten und neuen Dingen, wird es wertlos, denn es bildet den realen Stand der Dinge nicht mehr ab. In OneNote erfasse ich immer wieder Listen von Aufgaben, praktisch dazu ist die Formatierung mit dem Kästchen, so dass man erledigte Sachen richtig "abhaken" kann.

Ich habe mehrere Aufgabenverwaltungen über die Jahre ausprobiert und bin nie lange bei einer geblieben, weil einfach die Pflege der Aufgaben zu aufwendig war und manchmal fast länger ging, als das, was man eigentlich erledigen wollte. Entsprechende Software mag gut geeignet sein für den Einsatz in einem Unternehmen, aber meine Arbeit für hitzestau.com ist nicht so komplex, dass ich dafür eine Aufgabenverwaltungen benötige. Wie gesagt, Aufgabenlisten auf einer Pinnwand-Seite in OneNote haben sich für mich als am besten bewährt.

OneNote eignet sich hervorragend für Notizen, die sich laufend ändern oder die man schnell wieder löscht. Genau gut kann man damit Texte erfassen, die länger Bestand haben. Gut gefällt mir auch die hierarchische Organisationsform mit Reitern sowie Seiten und Unterseiten. Die Verfügbarkeit auf verschiedenen Plattformen und Geräten habe ich bereits erwähnt, am meisten nutze ich OneNote entweder am Desktop-Rechner unter Windows 8.1 oder auf dem iPad Air. Das Synchronisieren klappt immer reibungslos. Die iOS-App kann ich als gut gelungen bezeichnen, sie enthält alle wichtigen Funktionen und bildet exakt dieselbe Struktur der Seiten ab wie die Desktop-Version.

OneNote kann natürlich noch viel mehr Dinge, die ich bisher nicht angeschnitten habe. So ist es zum Beispiel möglich, Notizen mit anderen zu teilen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Auch arbeitet OneNote eng mit anderen Office365-Anwendungen wie etwa Outlook zusammen. Das sind Features, die ich selber aktuell nicht nutze, aber es ist immer gut zu wissen, was noch alles möglich ist.

Am besten lernt man OneNote kennen, wenn man es selber einsetzt und Schritt-für-Schritt die Funktionen nutzt, die man gerade braucht. Ich möchte dazu auf das Schnellstarthandbuch von Microsoft hinweisen, welches Ihr hier herunterladen könnt. Zudem enthält jede neue OneNote-Installation in der Rubrik "Schnelle Notizen" ein paar praktische Tipps und Tricks, die einem die ersten Schritte ebenfalls erleichtern. Den besten Einstieg in die Welt von OneNote macht Ihr über die OneNote-Webseite von Microsoft oder über Office365.