Heureka! Fokussiertes Schreiben mit Ulysses

Wer Texte schreibt, begibt sich auf eine Reise. Der antike Dichter Homer schickte seinen Helden Odysseus auf eine zehnjährige Irrfahrt – wer heute Texte verfasst, möchte eigentlich schneller ans Ziel kommen. Homer standen für sein Epos damals nur Papyrus oder Pergament und eine so genannte Rohrfeder, die aus Schilf hergestellt wurde, zur Verfügung. Heute besitzen wir zwar andere Werkzeuge zum Schreiben, der kreative Prozess von der ersten Idee bis hin zum fertigen Text kann aber immer noch genauso eine Herausforderung für den Autor sein wie damals für Homer.

Und genau dieser Schreibprozess ist immer "Kopfarbeit", jedoch gibt es wie für viele andere Bereiche des Lebens auch, Werkzeuge die einen dabei unterstützen. Und um dieses Thema soll es in diesem Beitrag gehen – wie ich meine ganz eigene "Odyssee" auf der Suche nach dem geeigneten "Schreibprogramm" zu einem guten Ende gebracht habe.

Grundsätzlich einfach mal schreiben kann man ja in vielen Programmen. Es gibt unzählige Fragen, welche die Auswahl beeinflussen: Wie lang sind meine Texte? Brauche ich Formatierungen für Fussnoten und wissenschaftliche Formeln? Will ich Bilder und Grafiken einbetten? Aber auch die Art der Publikation spielt eine Rolle – wird der Text in ein Content Management System kopiert oder will man einen Serienbrief ausdrucken?

Im Idealfall verwendet man ein Programm, das am besten den eigenen Anforderungen entspricht. Dies zu finden ist jedoch nicht immer so einfach. Oder schlimmer noch: Man benutzt jahrelang das falsche Programm und fällt dann aus allen Wolken, wenn man eine Software findet, die eigentlich viel besser ist. Als Menschen sind wir "Gewohnheitstiere" und es kann gut sein, dass man ein Programm einfach weiter verwendet, weil man sich nicht mit etwas Neuem auseinandersetzen oder sich nicht die Zeit dazu nehmen will.

So ist es ehrlich gesagt auch mir ergangen – lasst mich mal etwas in Erinnerungen schwelgen... Ich habe in meinem Leben am Computer schon viele Texte geschrieben. Meine ersten Berührungspunkte mit elektronischer Textverarbeitung waren in den 1980er Jahre mit der damaligen Version von Apple Works auf einem Apple IIc. So richtig los ging es dann mit meinem ersten PC und Microsoft Word in der Version 2.0 anlässlich meines Uni-Studiums. Und bei Microsoft Word in all seinen Versionen bis hin zu Office 365 bin ich die folgenden rund 27 Jahre auch geblieben.

Auch alle Blogbeiträge für diesen Blog habe ich bis im November vergangenen Jahres damit geschrieben – doch es kam der Tag, an dem es wortwörtlich nicht mehr vorwärts oder rückwärts ging.

Was war passiert? Beim Schreiben und Überarbeiten unseres letzten Beitrags der Mobile Working-Serie war deutlich geworden, dass Microsoft Word nicht das geeignete Werkzeug war. Bei jeder Besprechung des Textes stellten wir den Aufbau einzelner Kapitel oder des gesamten Textes um, da es ein sehr komplexes Thema war. Wegen der enormen Textlänge war es fast nicht mehr möglich den Überblick über den Text als Ganzes zu behalten. Dadurch wurde der Zeitaufwand bei jeder Überarbeitung grösser und grösser – im gleichen Ausmass stieg auch unser Frust-Level. Als Word-Dokumente war der gesamte Artikel rund 12 Seiten lang. Diese Erfahrung hatten wir beim Schreiben von langen Text immer wieder gemacht.

Wie es der Zufall so wollte, hatte Monk-Trader ein paar Tage zuvor auf mactechnews.de eine Meldung zur neusten Version der Schreib-Software Scrivener gelesen. Dies gab jetzt den Anstoss ein neues Werkzeug zu suchen – und war so gesehen auch der ausschlaggebende Moment für diesen Artikel.

Auch wenn der zeitliche Druck gross war den Text fertig zu stellen, haben wir uns Zeit für die Evaluation genommen. Mit etwas Online-Recherche haben wir die beiden bekanntesten Anwendungen in diesem Segment identifiziert: Scrivener und Ulysses, wobei Scrivener in den Reviews, die wir gelesen hatten, als Marktführer gilt.

Aber wie sah unser Anforderungsprofil an eine neue Software aus? Um es auf den Punkt zu bringen: Übersicht über den Text behalten und mehr Fokus auf die Kernaufgabe des Schreibens.

Von beiden Applikationen haben wir uns die kostenlosen Testversionen heruntergeladen und installiert. Scrivener ist aktuell in der Version 3 für macOS, Windows und iOS erhältlich. Ulysses gibt es hingegen nur für macOS und iOS. Aber da Archangel seit einiger Zeit auf macOS arbeitet – unsere Erfahrungen mit dem Hackintosh-Projekt hatten wir Euch ausführlich geschildert – war dies kein Problem für uns.

Anschliessend haben wir parallel beide Programme bezüglich Aspekten wie Benutzeroberfläche, Arbeitsweise und Funktionsumfang miteinander verglichen.

Mit beiden kann man einen Text in mehrere Teile zerlegen um getrennt daran zu arbeiten und sie in der Reihenfolge zu verschieben. Dieses Konzept hatte uns gleich beim Lesen der Reviews schon gut gefallen. Nur umgesetzt haben sie dies recht unterschiedlich.

Die Benutzeroberfläche von Scrivener wirkt auch in der erst kürzlich erschienenen Version etwas altbacken. Die Software ist aber auch nicht nur ein reines Schreibwerkzeug, sie stellt Module zum Sammeln von Recherche-Ergebnissen wie Links, PDF-Dateien und Bilder sowie zum Anlegen von Notizen zur Verfügung. Bei Ulysses war unser erster Eindruck, dass hier vielmehr das reine Texten im Vordergrund steht. Die Benutzeroberfläche ist schlank und modern und hat nichts, was vom Schreiben ablenkt.

Bei Scrivener schreibt man ähnlich wie in Microsoft Word nach dem WYSIWYG-Prinzip und formatiert den Text entsprechend. Ulysses hingegen setzt voll einen textbasierten Editor. Die iOS-Apps für beide Programme haben wir uns ebenfalls angesehen: Hier ist uns gleich aufgefallen, dass die App von Scrivener nach einem gänzlich anderen Konzept aufgebaut ist, während Ulysses auf allen Plattformen das gleiche Grundkonzept verfolgt.

Scrivener und Ulysses stehen für unterschiedliche Lösungsansätze, den Anwender beim Schreiben zu unterstützen. Beide Konzepte haben natürliche ihre Berechtigung. Bei uns ist der Entscheid schlussendlich zu Gunsten von Ulysses gefallen, weil Desktop- und mobile Version nach unseren ersten Eindrücken moderner und gleichzeitig einfacher und übersichtlicher aufgebaut sind.

Und dieser erste Eindruck hat sich dann in den nachfolgenden Tagen bestätigt: Ich habe anschliessend den aktuellen Mobile Working-Text in Ulysses übertragen und darin haben wir den Text dann auch fertig gestellt. Das war ein ganz anderes Erlebnis mit dem Text zu arbeiten und Abschnitte oder ganze Kapitel neu zu ordnen.

In diesem Kapitel möchte ich nun näher erklären, wie ich mit Ulysses arbeite und dabei auch zeigen, wie die Software mich während des gesamten Schreibprozess unterstützt. Denn in Ulysses kann ich den gesamten Schreibprozess abbilden, also vom ersten Brainstorming und Notizen, über eine erste grobe Gliederung des Textes bis hin zur endgültigen Fassung.

Wie bereits gesagt, ist Ulysses in der Apple-Welt zu Hause: Es gibt Ulysses für macOS und für iOS. Zwischen den verschiedenen Geräten können Inhalte via iCloud synchronisiert werden.

Die Benutzeroberfläche der Desktop- und der iOS-Version ist konsistent über alle Plattformen und Geräte, da sie immer beinahe identisch aufgebaut ist. Das macht es auch sehr leicht, zwischen den beiden hin- und herzuwechseln. Für das kleinere iPhone-Display gibt es ein entsprechend angepasstes Layout, aber auch hier lässt sich Ulysses nach den gleichen Grundprinzipien bedienen.

Im Folgenden konzentrierte ich mich auf die Desktop-Version. Da ich mit Betriebssystem und Anwendungen in Englisch arbeite, sind bei allen folgenden Screenshots die Menüpunkte immer in englischer Sprache.

In Ulysses kann ich längere Texte oder ganze Artikel-Serien sehr gut planen und organisieren, noch bevor ich eine Zeile geschrieben habe. Ulysses stellt dazu verschiedene hierarchisch organisierte Funktionen bereit.

Die gesamte Benutzeroberfläche von Ulysses orientiert sich am 3spaltigen Layout, das in vielen macOS-Anwendungen Verwendung findet. Ganz rechts gibt es zudem eine vierte Spalte, die man bei Bedarf auf- und zuklappen kann.

Alle Texte, die man mit Ulysses bearbeitet, werden in einer einzigen Bibliothek vorgehalten. Als Speicherorte stehen das lokale Gerät und die iCloud zur Verfügung. Zudem können externe Ordner (von lokal oder Cloud-Dienst) eingebunden werden. In der Bibliothek können frei Groups (in der deutschen Sprachversion Gruppen) angelegt werden. Texte werden in Sheets (in der deutschen Sprachversion Blätter) geschrieben, die in den Groups abgelegt werden.

Groups und Sheets – das mag nicht nach viel aussehen, aber diese beiden Features sind so vielseitig einsetzbar, dass ich auch nach mehrmonatiger Benutzung immer noch dazulerne oder neue Möglichkeiten entdecke. Das ist eine grundlegende Charakteristik von Ulysses: Die Software ist sehr intuitiv in der Bedienung. Kommt hinzu, dass man mit Groups und Sheets sehr viel machen kann.

Mit den hierarchisch organisierbaren Groups in der linken Spalte arbeite ich meistens wie folgt: Für jeden Blogpost lege ich einen Hauptordner an, der in zwei Unterordner unterteilt ist: Blogpost und R&D. Unter Blogposts lege ich die Sheets des Textes ab, unter R&D lege ich Sheets mit Notizen, Brainstorming-Ideen und einzelnen Textbausteinen ab, die ich später beim Schreiben verwenden will. Im Screenshot unten sieht man auch, dass ich vom Blogpost-Ordner mehrere Versionen angelegt habe, die immer für eine grössere Überarbeitung des Textes stehen. Ich dupliziere den Ordner mit der aktuellen Version des Textes, benenne ihn um und arbeite an der Kopie weiter.

Auf diese Weise lässt sich auch die Arbeit an ganzen Serien von Artikeln planen und sauber strukturieren.

Eine aufgebaute Struktur kann man jederzeit verfeinern – parallel dazu wie man sich in ein Thema einarbeitet.

Machen wir ein konkretes Beispiel aus meinem Alltag: Mit den Sheets baue ich eine provisorische Kapitel-Struktur auf, oder ich beginne mit einem einzigen Sheet und erstelle eine grobe Struktur des Textes und zerlege ihn erst später in einzelne Sheets.

Eine andere Herangehensweise ist, Notizen und Textbausteine aus verschiedenen Quellen in einem Sheet in eine Reihenfolge zu bringen und dann daraus eine Kapitelstruktur aufzubauen. Wenn ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht alles ausformulieren will, lege ich mir im Lauftext mit dem Markdown-Zeichen "%%" Notizen an. Diese werden in einer anderen Schriftfarbe dargestellt. Auch temporäre Trennlinien oder andere Hinweise, die mir helfen den Text zu strukturieren, lege ich so an.

Auf das Thema Markdown gehe ich im Kapitel zum Thema fokussiertes Arbeiten dann noch näher ein.

Die Sheets lassen sich in ihrer Reihenfolge jederzeit neu anordnen. Da gerade bei längeren Texten ein nicht unerheblicher Teil des Schreibprozesses aus Planung und Organisation besteht, erlaubt dieses Konzept eine hohe Flexibilität.

An jedes Sheet können Bilder- und PDF-Dateien angehängt werden. Die Bilder lassen sich auch in den Text einfügen. Zudem kann man zu jedem Sheet Notizen und Keywords erfassen. Alle diese Funktionen sind in der vierten, ganz rechten Spalte untergebracht, die man bei Bedarf öffnen und schliessen kann.

Bei grösseren Überarbeitungen eines Textes erstelle ich gerne manuell eine Versionierung wie ich weiter oben schon erwähnt hatte. Ulysses legt aber auch einen internen Versionsverlauf für jedes Sheet an, in dem man jederzeit zurückblättern kann. Das Interface erinnert dabei an Time Machine von macOS selbst.

Zudem hat die Desktop-Version ein eigenes Backup integriert. Man kann mit der Dropdown-Menü oben links an ein Datum in der Vergangenheit zurückgehen und von dort aus alte und bereits gelöschte Inhalte wieder herstellen.

Je länger ein Text, desto schwieriger wird es, die Übersicht zu behalten oder den Text in seiner Gesamtheit zu erfassen – egal wie gross der Bildschirm ist, an dem man arbeitet.

Die Spalte mit den Sheets ermöglicht es mir, immer mit einem Blick zu erfassen, wie der Text als Ganzes strukturiert ist. Hilfreich dabei ist, wenn man jedem Sheet eine aussagekräftige Kapitelüberschrift gibt.

Wenn man eine noch knappere Übersicht will, kann  man diese reine Auflistung der Kapitelüberschriften aufrufen.

Arbeitet man nach dem Grundsatz, dass man für jedes Kapitel ein separates Sheet verwendet, ist nicht nur die Übersicht über die Struktur des Textes immer gewährleistet. Auch Anpassungen sind schnell umgesetzt, da sich die Sheets per Drag-and-Drop verschieben lassen. Wenn ich einem Text die Reihenfolge der Kapitel ändere, muss ich natürlich prüfen, ob Überleitungen oder textuelle Übergänge anzupassen sind oder neu geschrieben werden müssen.

Auch wenn man an mehreren Texten gleichzeitig arbeitet, muss man nie zwischen verschiedenen Dokumenten oder Fenstern hin- und herwechseln. Bei Bedarf kann man aber trotzdem einzelne Sheets in einem neuen Tab oder einem neuen Fenster öffnen.

Die Sheets erlauben es, immer nur eine überblickbare Portion des gesamten Textes vor sich zu haben. Das birgt allerdings auch die Gefahr in sich, zu stark in Blöcken zu denken und beim Schreiben den Lesefluss über den gesamten Text hinweg zu wenig zu beachten. Um dem entgegenzuwirken oder bei einer Überarbeitung explizit darauf zu achten, kann man mehrere Sheets markieren und dann am Stück im Editor darstellen lassen. Eine andere Möglichkeit ist, sie mit der Funktion Glue Sheets (in der deutschen Sprachversion Blätter verbinden) zu verbinden. Dies lässt sich dann auch wieder rückgängig machen. Merge Sheets (in der deutschen Sprachversion Blätter zusammenführen) erstellt ein neues Sheet aus allen markierten, dies lässt sich jedoch nicht mehr rückgängig machen.

Bei den Texten die für unseren Blog schreibe, spielt die Textlänge nicht so eine Rolle. Wer jedoch die Anzahl Zeichen in einem Text immer im Auge behalten muss oder will, kann sich mit der Funktion Goal (in der deutschen Sprachversion Ziel) eine Limite setzen. Auf die gleiche Art lassen sich auch Termine als Deadline einrichten. Ebenfalls zur Übersicht tragen die statistischen Informationen (Anzahl Zeichen, Wörter, Sätze, Abschnitte) bei, die man sich jederzeit anzeigen lassen kann.

Neben Struktur erstellen und die Übersicht behalten ist das fokussierte Schreiben ein weitere Stärke von Ulysses. Ich kann mich besser auf das eigentliche konzentrieren, nämlich auf das Formulieren von Sätzen oder die Logik eines Kapitels oder eines Abschnitts.

Im Folgendes will zeige ich Euch, was alles zu mehr Fokus beiträgt.

Bei Ulysses geht es ums reine Schreiben. Das Programm setzt dafür auf einen Text-Editor. Im Gegensatz zu einer Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word gibt es keine Layout- und Formatierungsfunktionen. In Word ist der Text immer in einer bestimmten Formatierung gehalten, was einen auch zwingt sich immer wieder damit zu beschäftigen, vor allem wenn man Textabschnitte aus anderen Quellen hinein kopiert.

Textformatierungen zu setzen ist natürlich auch in Ulysses möglich. Dafür kann man Markdown-Befehle verwenden. Visuell zum Tragen kommen diese jedoch erst, wenn man den Text als ePub, DOCX oder PDF exportiert. Im Screenshot unten habe ich eine Zusammenstellung der wichtigsten Markdown-Befehle anhand von einem Mustertext zusammenfasst.

Der Vorteil von diesem System ist, dass das Formatieren während dem Schreiben nie vom eigentlichen Gedankenfluss und dem Schreibprozess ablenkt. Und wenn man wie ich Blogtexte schreibt, lassen sich solche Formatierung als HTML exportieren und ins Content Management System übernehmen.

Ebenfalls zur Fokussierung trägt die einfach aufgebaute Oberfläche von Ulysses bei, das ich schon weiter oben beschrieben habe. Wenn ich dann den Fokus nochmals steigern will, nutze ich den Vollbild-Modus von macOS.

Für die gesamte Programm-Oberfläche bietet Ulysses so genannte Themes an, welche verschiedene Hintergrund- und Textfarben benutzen. Gerade die Markdown-Abschnitte lassen sich in verschiedenen Farbsettings darstellen, so dass man Ulysses sehr gut auf die eigenen Präferenzen anpassen kann.

Für jedes Theme gibt es einen so genannten Dark Mode, der auf einen dunklen Hintergrund setzt. Auf einem dunklen Hintergrund lässt sich nochmals konzentrierter Schreiben, weil es für die Augen angenehmer ist, als immer auf einen weissen Hintergrund zu starren.

So sieht Ulysses im "hellen" Modus aus:

Zudem sind zwei Zwischenstufen möglich – entweder ist der Hintergrund des Editors dunkel oder die beiden linken Spalten.

Für das User Interface kann man von der Ulysses-Webseite weitere Themes herunterladen.

Wie ich eingangs bereits gesagt habe, kann ich im Ulysses meinen ganzen Schreibprozess abbilden. Doch irgendwann kommt der Moment, wo ich Texte habe, die ich mit Monk-Trader durchgehen will, bevor sie publiziert werden.

Dazu haben wir einen ganz einfachen Workflow entwickelt. Um Texte zu exportieren, bietet Ulysses verschiedene Dateiformate: Text, HTML, ePub, PDF und DOCX. Artikel, die ich besprechen möchte, exportiere ich als ePub. Auch für die verschiedenen Export-Formate kann mehrere Format-Vorlagen herunterladen.

Via AirDrop schicke die Datei an Monk-Trader und er liesst den Text durch und kann sich Textstellen markieren oder Notizen machen. Anschliessend besprechen wir den Text gemeinsam, während ich mir Anmerkungen für Änderungen direkt als Notiz im Lauftext mache.

Um den Text dann im WordPress zu publizieren, exportiere ich ihn als HTML und kopiere den Sourcecode in den WordPress-Editor. Formatierungen und die entsprechenden HTML-Tags wie Überschriften, Bullet-Listen oder kursiv kann ich so übernehmen und muss sie nicht im WordPress neu setzen.

So viel Funktionalität und Flexibilität gibt es natürlich nicht kostenlos, aber auch das ist bei Ulysses sehr transparent geregelt. Die Lizenzierung funktioniert nach dem Abo-Modell und kann monatlich oder jährlich bezahlt werden. Die Apps können kostenlos aus dem Mac App Store bzw. aus dem App Store für iOS-Geräte heruntergeladen werden. Das Abo kann man über einen In-App-Kauf lösen und gilt für beide Plattformen. Die Synchronisation via iCloud ist immer im Preis inbegriffen. Ausserdem bietet Ulysses eine 14tägige kostenlose Testversion an, welche den vollen Funktionsumfang besitzt.

Das Abo-Modell honoriert die laufende Arbeit von Entwicklern, die Software weiter zu entwickeln und zu pflegen und gibt dem Unternehmen mehr finanzielle Planungssicherheit. Und als Anwender kann ich zurecht erwarten, dass ich regelmässig mit Updates bedient werde und dass auch neue Features implementiert werden. Auch der Support gehört hier aus meiner Sicht dazu: Als ich Probleme mit der iCloud-Synchronisation hatte, hat mich der Support von Ulysses sehr engagiert unterstützt. Das Unternehmen hat übrigens seinen Sitz in Deutschland, genauer gesagt in Leipzig.

Unterdessen arbeite ich seit vielen Monaten mit Ulysses. Die wichtigste Erkenntnis, die ich aus meiner eingangs angesprochenen Irrfahrt ziehen kann ist, dass ich jahrelange das falsche Schreib-Werkzeug benutzt habe. Erst unter massivem Druck habe ich angefangen, mich nach Alternativen umzusehen. Mit Ulysses habe ich eine Lösung gefunden, die mich bei meiner tagtäglichen Schreibarbeit unterstützt und es mir erlaubt mich voll aufs Schreiben zu fokussieren.

Das liegt an der klar aufgebauten Benutzeroberfläche und am Dark Mode, den ich ganz klar bevorzuge. Ich kann meine Arbeit gut organisieren: Texte lassen sich grob strukturieren und dann ausformulieren und im Aufbau verfeinern. Bei langen Texten und ganzen Serien bleibt die Übersicht ebenfalls immer erhalten: Auch das trägt erheblich zum Fokus auf die Hauptaufgabe – dem Schreiben von Texten – bei.

Der Entscheid für Ulysses ist für mich als Anwender aber auch ein klarer Entscheid für die Mac-Plattform. Ich habe damit kein Problem, wichtig ist für nur, dass ich die bestmögliche "Arbeitsumgebung" für das Schreiben der Blogtexte habe.

Natürlich gibt es auch Bereiche, wo Ulysses sich als Software noch verbessern könnte. Da ist der Wunsch nach einer verbesserten Rechtschreib-Prüfung, welche auch die Grammatik mit berücksichtigt. Zudem würden auch ein paar grundlegende Kollaboration-Features Ulysses gut anstehen, denn nicht immer arbeitet man alleine an einem Text.

Mit einer überschaubaren Menge an Funktionen ist Ulysses ein universeller und flexibler Editor mit starken Fokus auf das Schreiben, der mich vollends überzeugt hat. Mit dem Abo-Modell sind die monatlichen Kosten sehr bescheiden und es ist aus meiner Sicht eine Investition, die sich lohnt. Ich kann mir das weitere Schreiben von Blogtexten ohne Ulysses schlicht nicht mehr vorstellen.