Blog-Kategoriensystem mit Evernote planen und umsetzen

Wie führt man bei einem WordPress-Blog mit rund 250 Beiträgen über Nacht ein komplett neues Kategorien-System ein? Vor dieser Herausforderung standen wir vor ein paar Wochen, als wir Umbauarbeiten an der Webseite angekündigt haben. Höchste Zeit also zu erzählen, wie wir vorgegangen sind.

Auslöser für das gesamte Vorhaben war unser Ziel, in der Top-Navigation unser neues "Projekt Benchtable" unterzubringen. Natürlich hätten wir einfach einen neuen Navigationspunkt einfügen können: Da aber die Navigation auf den Kategorien von WordPress beruht, haben wir gleich unser Kategorien-System einer Generalüberholung unterzogen. Von Zeit zu Zeit sollte man sich bei einem Blog mal die Zeit nehmen und die verwendeten Kategorien überprüfen – manche finden kaum Verwendung und andere sind zu allgemein formuliert.

In der Navigation findet Ihr jetzt neu den Bereich "Projekte" von dem Ihr direkt zu allen unseren laufenden und abgeschlossenen Projekten gelangt. Für den Benchtable haben wir neu eine eigene Seite anlegt, auf der Ihr alle Beiträge findet, die Änderungen an der Hardware oder die Vorstellung von Produkten betreffen. Neu sind auch die Bereiche "Reviews" und "Tutorials".

Die Entwicklung des neuen Kategorien-Systems hat einiges an Brainstorming gekostet. Da wir schon recht viele Beiträgen geschrieben haben, war es einfacher, als wenn man sich alles rein theoretisch überlegen muss. Deshalb haben wir als erstes geschaut, welche Themen wir den vergangenen knapp zwei Jahren abgedeckt haben. Zudem war uns klar, dass wir verschiedene Typen von Beiträgen haben, dazu gehören News, Reviews, Anleitungen und die Berichte über unsere Projekte. Diese Analyse hat die ersten neuen Begriffe für das Kategorien-System ergeben. Da viele unserer Beiträge in Zusammenhang mit einem Produkt und einem Unternehmen stehen, haben wir uns entschieden, auch Produktbezeichnungen und Firmennamen als Kategorie-Begriffe aufzunehmen.

Dies zusammengenommen ergab eine Liste im Excel, die wir über mehrere Tage hinweg mit ein paar intensiven Diskussionen weiterentwickelt und verfeinert haben. Herausgekommen ist ein Parent / Child-System (Ober- und Unterkategorien), dass sehr flexibel und ausbaufähig ist, wenn wir zum Beispiel neuen Themenbereiche im Blog aufgreifen.

Am besten erklären wir das anhand von zwei praktischen Beispielen: Ein Review über einen Radiator vom Hersteller Alphacool wird nach unserem System wie folgt kategorisiert:

• Hardware / Wasserkühlung / Radiator
• Thema / Wasserkühlung
• Unternehmen / Alphacool
• Projekt / Benchtable
• Review

Das Tutorial über die Synchronisation der Kontakte zwischen iCloud und einem Android-Gerät erhält folgende Kategorien:

• Hardware / Smartphone
• Hardware / Tablet
• Software / Betriebssysteme / Android
• Themen / Gadgets
• Themen / Cloud
• Themen / Mobile
• Unternehmen / Samsung
• Anleitungen

Als nächstes kam die Frage auf, wie wir das Ganze ins WordPress übertragen. Wir haben eine Möglichkeit gesucht, alle Beiträge zu beschlagworten und dabei schnell zu sehen, welche Begriffe eventuell fehlen oder überflüssig sind. Wir haben uns entschieden, zuerst ausserhalb von WordPress zu arbeiten. Unsere Wahl fiel auf Evernote, da es ein sehr gutes System bietet, Notizen mit Schlagworten zu versehen. Für Notizen und Knowledge-Management verwenden wir Evernote schon seit Jahren. Für unseren Plan reichte die kostenlose Version, darum haben wir einen eigenen Account eingerichtet.

Wir haben jeden Blogbeitrag als eigenständige Notiz erfasst. Den Titel des Beitrags haben wir als Titel der Notiz eingesetzt und zudem den Link erfasst. Dann sind wir Beitrag für Beitrag durchgegangen und haben die Schlagworte vergeben. Wie dies ausgesehen hat, zeigen wir Euch am besten anhand von ein paar Screenshots:

Auf dem ersten Screenshot seht Ihr, wie alle Blogbeiträge als einzelne Notizen erfasst sind. Da Evernote bei den Schlagworten kein Parent/Child-System beherrscht, haben wir die Schlagworte nach diesem Muster erfasst: "Hardware / Lüfter".

Mit der Funktion "Schlagwort hinzufügen" haben wir dann jede einzelne Notiz beschlagwortet. Das geht sehr effizient, da man nur die Liste im Schlagwort-Fenster durchgehen muss um die passenden Begriffe auszuwählen. Auch neue Begriffe lassen sich in demselben Fenster einfach hinzufügen. Aufrufen lässt sich das Fenster mit CTRL+ALT+T oder via Kontextmenü auf einer einzelnen Notiz.

Eher zufällig haben wir festgestellt, dass es gerade bei der Beschlagwortung grosse Unterschiede zwischen Evernote unter Windows und Mac OS gibt. Als Archangel an einem Vormittag mit dem MacBook Pro die Arbeit fortsetzen wollte, hat er nach langen Suchen, festgestellt, dass es das oben gezeigte Fenster mit der Liste aller Schlagworte nicht gibt. Also hiess es zurück an den Desktop...

Nachdem wir alle Beiträge im Evernote mit Schlagworten versehen hatten galt es, ein paar Korrekturen vorzunehmen. Wer schon mal grössere Mengen von Beiträgen (oder auch Bilder oder irgend etwas anderes) mit Schlagwörtern versehen hat, wird dies sicher kennen. Die sogenannte "innere Konsistenz" muss stimmen, also sollte beispielsweise das Schlagwort "Wasserkühlung" bei wirklich allen relevanten Beiträgen verwendet worden sein und nicht nur bei einem Teil. Auch – und da hilft einem das Evernote sehr gut dabei – kann es ein, dass man gewisse Schlagworte kaum verwendet hat. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder das Schlagwort löschen, weil es nicht wirklich passend ist, oder es konsequent bei mehr Beiträgen anwenden.

Es hat etwas Zeit gebraucht, bis wir mit der Beschlagwortung zufrieden waren. Der nächste Schritt hiess dann Übertragung ins WordPress. In einer mehrstündigen "Nacht- und Nebel-Aktion" haben wir zuerst alle bestehenden Kategorien gelöscht und anschliessend alle Beiträge neu beschlagwortet. Wenn man damit angefangen hat, sollte man es durchziehen bis zum Schluss, da sonst Beiträge ohne sinnvolle Kategorien online sind.

Wir haben uns Evernote und WordPress in zwei Fenstern nebeneinander auf den Bildschirm gelegt und dann alle Schlagwörter übertragen. Damit man im WordPress nicht jeden Artikel im Bearbeitungsmodus öffnen muss, kann man sehr bequem mit der Funktion "Quick Edit" arbeiten:

Nach erfolgreicher Bearbeitung aller Beiträge hatte die Evernote-Datenbank ihren Dienst getan. Der Umweg über Evernote mag einen gewissen Mehraufwand darstellen, hat sich aber gelohnt, da wir bis auf die eigentliche Übertragung der neuen Kategorien nie an der "scharfen" Webseite arbeiten mussten. Zudem ermöglichte Evernote ein sehr einfaches Feintuning der Beschlagwortung.

Die Arbeit hat sich aus mehrerer Sicht gelohnt: Einerseits verfügt unser Blog verfügt jetzt über ein sehr systematisch aufgebautes Kategorien-System mit einem klaren Aufbau. Das gibt uns auch selber einen bessere Übersicht über die eigenen Inhalte. Anderseits gibt es uns auch bei den Suchmaschinen einen Vorteil: WordPress generiert aus jeder Kategorie eine Seite, die von den Crawlern in den Index aufgenommen wird.